L’articolo 54bis del Decreto legislativo 30 marzo 2001, n.165, introdotto dalla Legge Anticorruzione n.190/2012 e poi modificato dalla Legge n.179/2017, introduce le “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato”, il cosiddetto whistleblowing. In particolare, il comma 5 dispone che, in base alle nuove linee guida di ANAC, le procedure per il whistleblowing debbano avere caratteristiche precise. In particolare “prevedono l’utilizzo di modalità anche informatiche e promuovono il ricorso a strumenti di crittografia per garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e per il contenuto delle segnalazioni e della relativa documentazione”.
FUTURA FORMAZIONE SRL si impegna a operare in modo etico e responsabile e chiede alle persone con cui stabilisce o ha stabilito rapporti nel contesto delle proprie attività, e nello specifico:
A tal fine, FUTURA FORMAZIONE SRL ha implementato regole specifiche, un processo di whistleblowing e incaricato l’Organismo di Vigilanza (di seguito ODV) quale Organo di gestione del canale di segnalazione interno ai sensi del D.lgs 24/2023.
FUTURA FORMAZIONE SRL vuole quindi fornire ai potenziali segnalanti canali sicuri che garantiscano la riservatezza della loro identità e del contenuto della segnalazione, fatti salvi eventuali obblighi di legge, e la loro protezione da eventuali ritorsioni. Analogamente sono protetti dalle ritorsioni anche i facilitatori, i familiari e colleghi del segnalante e le società/enti ad essa collegate.
Chiunque ponesse in essere condotte ritorsive, discriminatorie, sleali o non corrette nei confronti del segnalante e delle altre persone coinvolte nella segnalazione potrà essere sottoposto a procedimento disciplinare, ove applicabile e/o denunciato all’Autorità giudiziaria qualora il suo comportamento possano essere ravvisati gli estremi di un reato.
La tutela delle persone segnalanti si applica nei seguenti casi:
FUTURA FORMAZIONE SRL incoraggia tutti quanti sono in rapporti di affari, come indicato al punto precedente, a segnalare qualsiasi attività scorretta, disonesta o potenzialmente illegale sia la stessa già commessa, probabilmente o potenzialmente commessa, oltre a comportamenti che possano causare un danno o un pregiudizio, anche di immagine, a FUTURA FORMAZIONE SRL.
Non saranno trattate le segnalazioni diverse da quelle sopra descritte e nello specifico quelle legate ad interessi di carattere personale, le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o voci scarsamente attendibili (c.d. “voci di corridoio”).
Se la segnalazione risulta infondata e nessuna azione giudiziaria o disciplinare viene avviata, i dati personali saranno cancellati o resi anonimi nei tempi indicati nell’informativa.
In caso di segnalazioni infondate, in malafede, negligenti, FUTURA FORMAZIONE SRL si riserva di agire in difesa dei propri interessi o dei soggetti danneggiati oggetto della segnalazione. Successivamente i dati personali saranno cancellati/distrutti o resi anonimi nei tempi indicati nell’informativa.
In attuazione alla normativa, FUTURA FORMAZIONE SRL mette a disposizione le seguenti modalità per effettuare una segnalazione interna:
La segnalazione in forma scritta tramite raccomandata/posta ordinaria
Per il segnalante che privilegia la segnalazione in forma scritta tramite raccomandata (da preferire) o posta ordinaria, è opportuno che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento, laddove il segnalante non volesse mantenere l’anonimato; la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione.
Si raccomanda, per quanto possibile che il segnalante indichi un suo riferimento per poter essere contattato (ad esempio una casella mail con un nominativo non necessariamente riconducibile al segnalante e non su dominio aziendale di FUTURA FORMAZIONE SRL) in modo da essere successivamente contattato per eventuali approfondimenti e per dare riscontro che la sua segnalazione è stata ricevuta e presa in carico). Entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata” indirizzata a “Organo di gestione del canale di segnalazione” presso FUTURA FORMAZIONE SRL Via Triumplina n. 177/F Brescia 25136. La segnalazione è poi oggetto di protocollazione riservata, mediante autonomo registro, da parte di FUTURA FORMAZIONE SRL.
Laddove il segnalante non utilizzasse una sola busta la sua segnalazione verrà comunque presa in carico.
Incontro riservato
Infine, laddove il segnalante desiderasse ottenere un colloquio riservato con l’ODV o con un membro dell’Organo di gestione del canale di segnalazione interno lo può richiedere tramite la segnalazione in forma scritta. (secondo le modalità precedentemente indicate) indicando preferibilmente il luogo dove desidera che sia organizzato l’incontro che sarà verbalizzato e sottoscritto dal segnalante solo con il suo consenso. Laddove fosse richiesto da parte del segnalante può essere organizzato anche un incontro tramite piattaforma a distanza (es. teams).
Il segnalante se lo ritiene opportuno può ricorrere anche al supporto, richiedendo uno o più incontri, a un facilitatore/i che può svolgere anche il ruolo di mediatore.
Il segnalante può utilizzare il CANALE ESTERNO MESSO A DISPOSIZIONE DALL’ANAC https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/ qualora ricorra almeno una delle seguenti circostanze:
I casi 3 e 4 devono basarsi su fondati motivi e non su semplici illazioni.
Inoltre, il segnalante che ritenga di aver subito una ritorsione a seguito di una segnalazione effettuata può comunicare l’accaduto all’ANAC secondo quanto previsto dall’art. 19 del D. Lgs. 24/2023, al fine di permettere a quest’ultima di svolgere gli accertamenti previsti dalla normativa ed eventualmente irrogare una sanzione al soggetto che ha messo in atto la misura ritorsiva.
Al momento della pubblicazione di questa istruzione l’accesso al canale di segnalazione è disponibile sul sito istituzionale di ANAC alla pagina https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing
È opportuno visitare direttamente i siti delle Autorità per verificare eventuali ulteriori condizioni per la segnalazione esterna e aggiornamenti sui canali di segnalazione.
Il segnalante può, infine, decidere di effettuare una divulgazione pubblica, ovvero rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.
Al fine di tutelare il segnalante è possibile applicare ulteriori misure oltre a quelle indicate, in particolare si suggerisce al segnalante:
È opportuno che la segnalazione contenga le informazioni riguardanti il nominativo del/i soggetto/i o riferimenti della/e struttura/e presunti responsabili della violazione e una breve descrizione della supposta violazione, con indicazione delle circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto/i fatti, evidenziando anche eventuali soggetti terzi coinvolti, a conoscenza dei fatti (testimoni) o potenzialmente danneggiati.
La segnalazione inoltre:
Per facilitare la gestione della segnalazione, è opportuno allegare tutta la documentazione di supporto disponibile.
Il segnalante che risulta coinvolto, dovrà specificarlo, poiché potrebbe ricevere un trattamento diverso rispetto agli altri soggetti, compatibilmente con la normativa applicabile.
Nella segnalazione non devono essere inseriti dati personali ulteriori a quelli strettamente necessari e/o non pertinenti per procedere con le indagini.
FUTURA FORMAZIONE SRL incoraggia i segnalanti a privilegiare le segnalazioni non anonime al fine di snellire e rendere più efficienti le indagini; inoltre, nel caso di segnalazione anonima, l’Organo di gestione del canale di segnalazione interna potrebbe non essere in grado di investigare efficacemente la segnalazione e/o di contattate il segnalante per dare riscontro del ricevimento della segnalazione. Quindi si raccomanda, laddove il segnalante intenda utilizzare tale modalità, che la stessa risulti adeguatamente circostanziata e resa con dovizia di particolari e comunque tale da far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati (es., indicazione di nominativi o qualifiche particolari, menzione di uffici specifici, procedimenti o eventi particolari, etc.).
Si precisa che, qualora il segnalante opti per la divulgazione pubblica, le informazioni sulle violazioni sono rese di pubblico dominio e non possono essere protette da FUTURA FORMAZIONE SRL. Pertanto, ove il segnalante riveli volontariamente la propria identità, non verrà in rilievo la tutela della riservatezza. Qualora, invece, il segnalante, non riveli la propria identità, FUTURA FORMAZIONE SRL tratterà la divulgazione alla stregua di una segnalazione anonima.
Il processo di Whistleblowing si articola nelle seguenti fasi:
L’Organo di gestione del canale di segnalazione interna verifica la segnalazione ricevuta per accertare quanto descritto ed entro massimo 7 giorni ne dà comunicazione al segnalante. I risultati dell’indagine possono prevedere più passaggi ed approfondimenti e la stessa potrà coinvolgere altri soggetti che sono autorizzati a trattare i dati personali del segnalante e delle altre persone coinvolte nella segnalazione. A questa attività non parteciperanno in nessun caso eventuali soggetti coinvolti nella segnalazione effettuata. Tuttavia, nel caso in cui le segnalazioni siano oggetto di denuncia alle Autorità, l’obbligo di riservatezza dell’identità dei soggetti coinvolti o menzionati nella segnalazione potrebbe venire meno nei modi ed alle condizioni previste dalla normativa applicabile. L’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui la si potrebbe evincere possono essere rivelate a persone diverse da quelle competenti a gestire la segnalazione solo con il consenso del segnalante, oppure quando obbligatorio o legittimo ai sensi della normativa applicabile o la rivelazione dell’identità è indispensabile (ad esempio nell’ambito di indagini avviate all’autorità giudiziaria); in questi ultimi due casi, il segnalante sarà informato da FUTURA FORMAZIONE SRL in merito ai motivi di tale comunicazione.
Al termine dell’indagine (ed al massimo entro tre mesi dalla segnalazione) vengono comunicati, al Consiglio di Amministrazione i risultati della stessa e, se del caso, proposte le misure di prevenzione, mitigazione, penalizzazione che quest’ultimo può adottare.
In alcuni casi l’Organo di gestione del canale di segnalazione interna non procede a trattare la segnalazione, nel qual caso ne fornisce adeguata motivazione al segnalante. Tali condizioni si verificano:
In tutti questi casi l’Organo di gestione del canale di segnalazione interna archivia la segnalazione dandone riscontro al segnalante ed eventualmente indirizzandolo verso altro soggetto a cui far pervenire la suddetta segnalazione.
In alcuni casi può essere necessario, previa autorizzazione del segnalante, comunicare a soggetti terzi autorizzati i suoi dati; mentre il Consiglio di Amministrazione si riserva di comunicare l’oggetto della segnalazione all’Autorità Giudiziaria senza richiedere preventivamente il consenso del segnalante (art 12 comma 3 D.Lgs 24/2023 “Nell’ambito del procedimento penale, l’identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 del codice di procedura penale”).
L’Organo di gestione del canale di segnalazione interna è composto da membri indipendenti e non esecutivi che sono stati scelti e designati in ragione della loro competenza e tenuti alla completa riservatezza delle informazioni di cui possono venire a conoscenza.